Budgétiser les charges de personnel

20 juillet 2023 par
Budgétiser les charges de personnel
Olivier Doléans

C'est le 1er poste de charges dans la très grande majorité des PME. Savoir planifier ses coûts de personn​el est essentiel. 

Mais quelle est la bonne méthodologie ? 

Nous illustrons dans cet article une méthodologie simple et solide permettant de simuler les charges de personnel par mois, que vous soyez 10 ou plus de 200 collaboratrices et collaborateurs.

1. Organisation​


Comment organiser et structurer la budgétisation des charges du personnel tout en étant efficace, et surtout sans oublier ou se tromper dans les charges ?

Avant de démarrer un budget, vous devriez avoir défini un "cadrage budgétaire", qui résume les objectifs macro de la société dans le cadre du plan stratégique (à 5 ans par exemple). 

Ensuite, pour obtenir une planification dite « driver-based », on recherche à faire évoluer les charges de personnel en fonction de la capacité planifiée, notamment à l'aide de l'indicateur des "EPT" (ndlr Le nombre d'employés Equivalent Plein Temps)

Finalement, pour structurer vos calculs, il est pratique de définir le détail des charges à l'aide d'un groupement des natures comptables, telles que  :

  • Salaires bruts
  • Salaires variables
  • Bonus
  • 13e salaires
  • Frais de représentation
  • Charges employeur
  • Allocations familiales

L'objectif est de créer un modèle dans lequel les charges de personnels sont calculées automatiquement en fonction de la capacité planifiée par mois et sans doute par départements ou centres de coûts.
 
nota bene :

Dans cette première étape conceptuelle, vous décidez si vous désirez inclure ou séparer le calcul des salaires variables et bonus. Compte tenu du fait qu’ils sont dépendants d’autres facteurs (par exemple, le chiffre d’affaires et le résultat opérationnel), il peut s’avérer plus pratique de les budgéter séparément. Il conviendra donc de prévoir la prise en compte d'hypothèse pour les indicateurs de performances individuelles.

Il en est de même pour le 13e salaires. Il sera plus aisé de le distinguer et de la calculer sur la base des autres rubriques. Cela facilitera notamment la prévision de trésorerie en plaçant l'entier du  13e étant sur décembre par exemple.

2. Structurer et construire votre budget

Si comme la majorité des entreprises vous budgétez à l’aide d’Excel, nous vous recommandons cette structure à titre illustratif : 

Cet onglet contient vos hypothèses pour toute la société ainsi que les taux de chaque assurance avec les seuils et plafonds. Il sera aussi utile d'insérer les jours / heures travaillées si vous désirez calculer les taux horaires de chaque personne (coûts partiels).

Il est indispensable de lister toutes les informations par collaborateures/trice : salaire mensuel à 100%, genre, département, catégorie (admin, production, temporaire, etc..), taux d'activité, 13e (oui / non), allocation(s) enfant(s), frais de représentation, augmentation spécifique, plan LPP, etc. Il faut également veiller à insérer les nouvelles positions.

C'est le plus facile. Il faut récupérer automatiquement la liste des collaborateur et planifier les taux d'activité (EPT / FTE) par mois. C'est un onglet très visuel et pratique à l'usage du responsable du budget.

On passe à l'étape la plus détaillée et difficile. Une fois que nous avons toutes les hypothèses, les données individuelles et les effectifs planifiés, nous sommes en mesure de calculer l'ensemble des charges par compte / rubrique et d'en faire une synthèse mensualisée.


3. Mettre en œuvre

Une fois le modèle budgétaire terminé , il convient de le tester et de faire une première simulation avec les données connues.

S’il donne satisfaction, alors vous êtes prêt pour conduire les entretiens en interne avec vos cadres pour planifier les effectifs et FTE. En un rien de temps, vous pourrez simuler l’impact d’une variation d'EPT et également simuler l’arrivée de nouveaux collaborateurs/trices.


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